Nya kassaregisterkrav 2027 – vad behöver du som butiksägare göra?

Vad innebär de nya kassaregisterkraven 2027?

Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla Skatteverkets föreskrift SKVFS 2021:17.

En viktig del av kraven gäller kassaregister som har ett så kallat journalminne. Dessa måste kunna ta fram registrerade uppgifter och exportera dem i ett standardiserat XML-format.

Syftet är att uppgifterna ska kunna tas fram och kontrolleras på ett enhetligt sätt. De nya kraven innebär däremot inte att alla företag automatiskt måste köpa ett nytt kassasystem. Det avgörande är om det befintliga systemet uppfyller kraven.

Vilka företag omfattas?

Reglerna är relevanta för företag som omfattas av skyldigheten att använda kassaregister. Det gäller normalt verksamheter som säljer varor eller tjänster och tar emot kontant betalning, kortbetalning eller elektroniska betalningar som Swish.

Det finns vissa undantag från kassaregisterskyldigheten, exempelvis för verksamheter med försäljning under en viss beloppsgräns.

Är du osäker på vad som gäller för din verksamhet bör du kontrollera det med Skatteverket.

Vad är ett journalminne?

Journalminnet är den del av kassaregistret där registreringar och annan information om kassans användning lagras. Det kan bland annat handla om försäljning, returer och andra händelser som registreras i systemet.

Enligt de krav som ska vara uppfyllda den 1 januari 2027 behöver kassaregister med journalminne kunna exportera dessa uppgifter enligt Skatteverkets tekniska specifikation.

Det är framför allt en teknisk fråga som din kassasystemleverantör ska kunna hjälpa dig att reda ut.

Behöver du byta kassasystem före 2027?

Inte nödvändigtvis. Om ditt befintliga kassasystem redan uppfyller kraven behöver du inte byta enbart på grund av de nya reglerna. I vissa fall kan en programuppdatering vara tillräcklig. I andra fall kan äldre system sakna stöd för de funktioner som krävs.

Det är därför klokt att kontakta din kassasystemleverantör och ställa några viktiga frågor:

• Uppfyller vårt kassaregister SKVFS 2021:17 från den 1 januari 2027?
• Kan systemet exportera journaldata i det XML-format som krävs?
• Behöver vi installera någon uppdatering?
• Krävs ny utrustning eller andra tekniska förändringar?
• Behöver vi göra någon ändringsanmälan till Skatteverket?

Med tydliga svar blir det lättare att planera eventuella åtgärder.

Vad händer om kassaregistret inte uppfyller kraven?

Företag som omfattas av kassaregisterskyldigheten ansvarar för att använda kassaregister som uppfyller gällande regler. Om ett kassaregister inte uppfyller kraven kan det innebära brister vid en kontroll och risk för kontrollavgift.

Därför är det viktigt att undersöka systemets status innan de nya kraven börjar gälla.

Tre steg för att förbereda dig

1. Kontrollera ditt nuvarande kassasystem

Ta reda på vilken modell och programversion du använder och kontakta leverantören för att få besked om systemet uppfyller de kommande kraven.

2. Planera eventuella förändringar

Om systemet behöver uppdateras eller ersättas är det klokt att göra det i god tid. Då finns möjlighet att testa utrustningen och säkerställa att verksamheten fungerar som den ska.

3. Passa på att se över butikens behov

Om du ändå behöver byta kassasystem kan det vara ett bra tillfälle att se över hela verksamheten. Kanske behöver du bättre lagerhantering, integration med ekonomisystemet eller en lösning som kopplar ihop butik och e-handel?

Ett systembyte kan då bli mer än en nödvändig teknisk åtgärd. Det kan också innebära möjligheter att effektivisera arbetet. Så går ett byte till HiCore till.

HiCore Retail är förberett för 2027

HiCore Retail uppfyller enligt HiCores produktinformation Skatteverkets uppdaterade krav som gäller från den 1 januari 2027. Systemet erbjuder dessutom funktioner för försäljning, lagerhantering, inköp, order och integrationer med bland annat Fortnox och e-handelsplattformar.

För dig som planerar att uppdatera eller byta kassasystem finns alltså möjlighet att samtidigt skapa en mer effektiv butiksverksamhet.

Är du osäker på om ditt nuvarande kassasystem klarar kraven 2027? Kontakta HiCore så hjälper vi dig att se över alternativen och visar hur HiCore Retail fungerar.