Välja kassasystem till butik? 7 saker att tänka på

1. Välj ett kassasystem som passar din verksamhet

Alla butiker arbetar inte på samma sätt. En modebutik med många storlekar och färger har andra behov än en möbelbutik som hanterar beställningsvaror eller en butikskedja med flera lager.

Börja därför med att kartlägga dina viktigaste arbetsflöden. Behöver du exempelvis stöd för artikelvarianter, kundbeställningar, handpenning, kampanjer eller flera butiker?

Ju bättre systemet passar din verksamhet, desto mindre tid behöver du lägga på manuella lösningar.

2. Se till att kassasystemet uppfyller lagkraven

Ett kassasystem måste uppfylla Skatteverkets krav för kassaregister när verksamheten omfattas av kassaregisterskyldigheten.

Från den 1 januari 2027 gäller uppdaterade krav enligt föreskriften SKVFS 2021:17. Om kassaregistret har journalminne ska det bland annat kunna exportera registreringar i XML-format. Läs mer om kassaregisterkraven 2027.

Kontrollera därför att kassasystemet uppfyller gällande regler och att leverantören kan hjälpa dig med framtida uppdateringar.

3. Koppla ihop kassan med lager och inköp

När någon köper en vara ska lagersaldot uppdateras automatiskt. Annars riskerar du att sälja produkter som inte finns eller beställa hem varor som redan ligger på hyllan.

Ett kassasystem med integrerad lagerhantering ger bättre förutsättningar att planera inköp, genomföra inventeringar och minska onödig kapitalbindning. Det är särskilt värdefullt om du har ett stort sortiment, flera lager eller säljer i både butik och e-handel.

4. Undersök vilka integrationer som finns

Kassan är sällan det enda systemet i en butik. Ekonomisystem, e-handel, betalterminaler och olika logistiklösningar behöver ofta samverka.

Med rätt integrationer kan information överföras automatiskt mellan systemen. Det minskar dubbelarbete och risken för fel.

Använder du exempelvis Fortnox kan det vara en stor fördel att välja ett kassasystem där dagskassorna överförs direkt till bokföringen.

5. Tänk på kundupplevelsen

En snabb och smidig betalning är en viktig del av köpupplevelsen. Därför behöver kassasystemet stödja de betalningsmetoder dina kunder förväntar sig.

Men kundupplevelsen handlar om mer än betalning. Möjligheten att hantera returer, presentkort, kundlojalitet och beställningar är minst lika viktig.

Ett väl fungerande kassasystem gör helt enkelt vardagen enklare för både personal och kunder.

6. Välj ett system som kan växa med företaget

Kanske driver du en butik i dag, men planerar att öppna fler eller starta e-handel? Att behöva byta kassasystem varje gång verksamheten utvecklas blir både kostsamt och tidskrävande.

Undersök därför om lösningen fungerar även när du får fler kassor, fler butiker, större sortiment eller nya försäljningskanaler.

7. Glöm inte supporten

När kassan inte fungerar påverkas försäljningen direkt. Därför är tillgången till kunnig support minst lika viktig som systemets funktioner.

Ta reda på vilken hjälp du kan få vid installation, utbildning och löpande drift. Fråga också hur leverantören arbetar med uppdateringar och vidareutveckling.

En bra systemleverantör ska inte bara leverera teknik, utan också förstå verksamheten bakom.

Vilket kassasystem är bäst för din butik?

Det bästa kassasystemet är inte nödvändigtvis det med flest funktioner, utan det som löser dina behov på ett smart och kostnadseffektivt sätt.

HiCore Retail är ett molnbaserat kassasystem som samlar försäljning, lager, inköp och orderhantering. Med integrationer till bland annat Fortnox, Shopify och WooCommerce fungerar lösningen för såväl enskilda butiker som butikskedjor och företag med e-handel.

Vill du se hur HiCore Retail kan fungera i din butik? Boka en kostnadsfri demo så visar vi möjligheterna utifrån just din verksamhet.